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Datenschutzerklärung

Mobile Anwendung VWCloudMobil · Gültig ab: 30. September 2026 · Version 2.1

Diese Erklärung beschreibt die Datenverarbeitungspraxis der mobilen Anwendung VWCloudMobil. Die Anwendung ist eine mobile Erweiterung der Software der Visual Window Kft.: Sie kann nicht eigenständig lizenziert werden und darf ausschließlich von Partnerunternehmen mit gültiger Softwarelizenz und deren benannten Mitarbeitern sowie von den eigenen Mitarbeitern des Unternehmens zur Unterstützung von Beschaffungs-, Logistik- und Kundenverwaltungsprozessen genutzt werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DSGVO) sowie mit dem ungarischen Gesetz CXII von 2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Informationsfreiheit (Infotv.).

1. Der Verantwortliche

Hinsichtlich der in der Anwendung verarbeiteten personenbezogenen Daten ist die Visual Window Kft. Verantwortlicher, d. h. sie entscheidet eigenständig über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

2. Für wen diese Erklärung gilt

• Partner, die in einem Vertragsverhältnis mit der Visual Window Kft. stehen und die Berechtigung zur Nutzung der Anwendung erworben haben, sowie die von ihnen benannten natürlichen Personen mit Benutzerkonto.
• Die eigenen Mitarbeiter der Visual Window Kft., die die Anwendung zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen.
• Natürliche Personen (z. B. Kunden, Ansprechpartner von Lieferanten), deren Daten in den in der Anwendung geführten Geschäftsunterlagen enthalten sind.

Die Anwendung ist ausschließlich für die geschäftliche Nutzung bestimmt und steht Verbrauchern sowie Personen unter 18 Jahren nicht zur Verfügung. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Erfahren wir, dass solche Daten in unser System gelangt sind, löschen wir sie unverzüglich.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Anmelde- und Kontodaten

Benutzername und Passwort, die dem Konto zugewiesene Berechtigungsstufe, die Kennung des Partnerunternehmens, bei dem der Benutzer beschäftigt ist, sowie – sofern angegeben – Name und E-Mail-Adresse des Benutzers. Passwörter werden ausschließlich in verschlüsselter (gehashter) Form gespeichert und können von uns nicht entschlüsselt werden.

3.2 Kennung für Push-Benachrichtigungen

Das Push-Token des Geräts (unter Android Firebase Cloud Messaging, unter iOS Apple Push Notification Service), das den Versand von Benachrichtigungen ermöglicht (z. B. Lieferungserinnerungen, Statusänderungen).

3.3 Kamerazugriff

Die Anwendung fordert Kamerazugriff an, um QR-Codes zu scannen. Das Kamerabild wird weder gespeichert noch aufgezeichnet oder übermittelt; auf dem Gerät wird ausschließlich der Inhalt des gescannten Codes verarbeitet. Der Kamerazugriff kann jederzeit in den Einstellungen des Betriebssystems widerrufen werden; in diesem Fall ist die QR-Code-Scanfunktion nicht nutzbar.

3.4 Protokoll- und technische Daten

Daten, die beim Betrieb der Anwendung und des Serversystems automatisch entstehen:

• IP-Adresse, Gerätetyp, Name und Version des Betriebssystems, Versionsnummer der Anwendung;
• Zeitstempel von An- und Abmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche;
• ein Prüfprotokoll (Audit-Log) der in der Anwendung durchgeführten Vorgänge (welcher Benutzer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat);
• Fehler- und Betriebsprotokolle zur Behebung von Funktionsstörungen.

3.5 Geschäftsdaten

Projekt-, Bestell-, Liefer-, Kunden- und Lieferantenunterlagen, auf die der Benutzer im Rahmen seiner Berechtigungen zugreifen kann. Diese Unterlagen können auch Daten natürlicher Personen enthalten, typischerweise in ihrer Eigenschaft als Ansprechpartner: Name, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Liefer- oder Standortadresse.

3.6 Kontaktdaten

Im Rahmen von Support- oder Datenschutzanfragen angegebene Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage).

3.7 Nutzungsstatistiken

Zur Weiterentwicklung der Anwendung erfassen wir, wie die Benutzer die Funktionen der Anwendung nutzen. Dabei verarbeiten wir folgende Daten: Benutzerkennung, Kennung des Partnerunternehmens, bei dem der Benutzer beschäftigt ist, Gerätekennung [eine von der Anwendung erzeugte Installationskennung], Sitzungskennung, Bezeichnung des geöffneten Hauptbildschirms, dort verbrachte Zeit, Zeitpunkt des Ereignisses, Versionsnummer der Anwendung und Plattform (Android/iOS).
Wir erfassen keine Einzelheiten zu Aufträgen, Beschaffungen oder Kunden, keine in das Suchfeld eingegebenen Texte und keine sonstigen Geschäftsdaten.
Diese Datenerhebung ist nicht anonym: Die Daten können Ihrem Benutzerkonto zugeordnet werden. Wir verwenden die Daten ausschließlich zur Produktentwicklung. Wir nutzen sie nicht zur Bewertung der Arbeit einzelner Benutzer und stellen dem Partnerunternehmen (Arbeitgeber) keine Nutzungsdaten auf Ebene einzelner Personen zur Verfügung.

3.8 Herkunft der Daten

Den überwiegenden Teil der oben genannten Daten erhalten wir direkt von Ihnen bzw. von Ihrem Gerät. In zwei Fällen stammen die Daten nicht von Ihnen:

• Kontodaten: Wurde Ihr Benutzerkonto vom Administrator Ihres Partnerunternehmens angelegt, haben wir die Stammdaten des Kontos (Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Berechtigungsstufe) vom Partnerunternehmen erhalten.
• Daten von Ansprechpartnern: Die Daten der in den Geschäftsunterlagen enthaltenen Ansprechpartner wurden uns von dem Partner-, Kunden- oder Lieferantenunternehmen, das sie benannt hat, zur Verfügung gestellt, typischerweise bei Vertragsabschluss oder Bestellung. Wir können diese Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Website des Unternehmens) ergänzen.

In diesen Fällen dient diese Erklärung Ihrer Information gemäß Art. 14 DSGVO; über den konkreten Umfang der verarbeiteten Daten können Sie sich jederzeit mit einem Auskunftsersuchen gemäß Abschnitt 11 informieren.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

5. Datenspeicherung und Datensicherheit

Die Daten werden in PostgreSQL- und SQL-Server-Datenbanken auf einem im Eigentum der Visual Window Kft. befindlichen, von ihr selbst betriebenen und in Ungarn aufgestellten Server gespeichert. Für die Speicherung nutzen wir keine externen Hosting- oder Cloud-Anbieter, sodass die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum nicht verlassen – mit Ausnahme des in Abschnitt 6.1 beschriebenen Falls im Zusammenhang mit Push-Benachrichtigungen.

Zum Schutz der Daten setzen wir folgende technische Maßnahmen ein:

• die Kommunikation zwischen Anwendung und Server erfolgt über einen verschlüsselten Kanal (TLS);
• Passwörter werden ausschließlich als gesalzene Einweg-Hashes gespeichert;
• rollenbasierte Zugriffskontrolle: Jeder Benutzer hat nur Zugriff auf die für seine Arbeit erforderlichen Daten;
• Protokollierung von Zugriffen und wesentlichen Datenvorgängen;
• regelmäßige, verschlüsselte Datensicherungen und periodische Überprüfung der Wiederherstellbarkeit;
• Firewall und Netzwerksegmentierung, eingeschränkte Erreichbarkeit des Servers aus öffentlichen Netzen;
• laufende Installation von Sicherheitsupdates für Server, Datenbanken und Anwendung.

Da wir den Server selbst betreiben, sorgen wir auch unmittelbar für dessen physischen Schutz:

• der Server befindet sich in einem verschlossenen, zugangskontrollierten Raum, den ausschließlich dafür bestimmte Mitarbeiter betreten dürfen;
• unterbrechungsfreie Stromversorgung sowie Schutz vor Brand und Überhitzung;
• die Inhalte von auszusondernden Datenträgern werden vor der Aussonderung unwiederbringlich vernichtet.

Organisatorisch unterliegen unsere Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, einer Verschwiegenheitspflicht; ihr Zugriff ist auf das für ihre Tätigkeit erforderliche Maß beschränkt und wird bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses unverzüglich entzogen.

6. Auftragsverarbeiter und Dritte

Für die Zustellung von Benachrichtigungen nutzt die Anwendung folgende Dienste:

Diese Anbieter erhalten ausschließlich die für die Zustellung erforderliche technische Kennung und den Inhalt der Benachrichtigung; auf Kontodaten und Geschäftsdatenbanken haben sie keinen Zugriff.

Die Anwendung enthält keine Analyse- oder Absturzberichtskomponenten von Drittanbietern. Wir verwenden weder Google Analytics for Firebase noch Firebase Crashlytics oder vergleichbare Lösungen. Die Nutzungsstatistiken gemäß Abschnitt 3.7 erfassen wir mit einer eigenen Lösung auf unserem eigenen Server. Zugriff darauf hat ausschließlich das interne Entwicklungsteam; eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Wir geben keine Daten zu Werbezwecken weiter und verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.

6.1 Übermittlung in Drittländer

Aufgrund der Infrastruktur der oben genannten Anbieter können Push-Tokens teilweise auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, in den Vereinigten Staaten von Amerika, verarbeitet werden. Garantien für die Übermittlung:

• der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US-Datenschutzrahmen (EU–U.S. Data Privacy Framework), unter dem Google LLC und Apple Inc. als zertifizierte Organisationen geführt werden;
• ergänzend die Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Europäischen Kommission sowie die in den Auftragsverarbeitungsverträgen der betreffenden Anbieter zugesagten zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

6.2 Sonstige Fälle

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten ausschließlich aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, auf Ersuchen eines Gerichts oder einer Behörde und in dem darin festgelegten Umfang heraus. Wir prüfen jedes solche Ersuchen und kommen nur rechtmäßigen, auf das Erforderliche beschränkten Anfragen nach.

7. Speicherdauer

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten unwiederbringlich gelöscht oder dauerhaft anonymisiert. Die Löschung aus Datensicherungen erfolgt mit Ablauf des Sicherungszyklus, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach dem Löschantrag; in den Sicherungen vorübergehend noch vorhandene Daten werden in dieser Zeit nicht aktiv verarbeitet.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Die Anwendung führt kein Profiling durch und nutzt keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Die Auswertung der in der Anwendung angezeigten Daten und alle Entscheidungen erfolgen stets unter menschlicher Beteiligung. Auf Grundlage der Nutzungsstatistiken gemäß Abschnitt 3.7 bewerten wir nicht die Leistung einzelner Benutzer und treffen keine sie betreffenden Entscheidungen.

9. Kontoauflösung und Datenlöschung

Die Anwendung VWCloudMobil kann nicht eigenständig lizenziert werden: Sie ist ausschließlich als Erweiterung der Desktop-Software der Visual Window Kft. im Rahmen der entsprechenden Softwarelizenz nutzbar. Das Benutzerkonto ist daher stets an eine gültige Softwarelizenz gebunden.

9.1 Automatische Löschung bei Beendigung der Lizenz

Kündigt das Partnerunternehmen die Softwarelizenz oder endet diese auf andere Weise, werden die zugehörigen Benutzerkonten ohne gesonderten Antrag automatisch aufgelöst. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten des Kontos gemäß Abschnitt 9.3 gelöscht; Sie müssen nichts weiter unternehmen.

9.2 Löschung auf Antrag

Auch während der Laufzeit der Lizenz können Sie jederzeit die Auflösung Ihres eigenen Benutzerkontos und die Löschung der zugehörigen personenbezogenen Daten beantragen:

• Per E-Mail: support@visualwindow.hu, Betreff: „Kontolöschung“.
• Telefonisch: +36 30 310 5555.

Für die Antragstellung müssen Sie sich weder anmelden noch die Anwendung öffnen: Die oben genannten Kontaktdaten sind auf dieser öffentlichen Seite für jedermann zugänglich. Da die Konten auf Grundlage der Lizenz des Partnerunternehmens angelegt werden, kann die Löschung auch über den Administrator des Partnerunternehmens veranlasst werden.

9.3 Was wir wann löschen

Wir bestätigen den Eingang des Antrags und löschen nach Überprüfung Ihrer Identität spätestens innerhalb von 30 Tagen:

• den Benutzernamen und den Passwort-Hash;
• die dem Konto zugewiesenen Berechtigungen und Profildaten;
• das Push-Token;
• die mit dem Konto verbundenen Protokolleinträge, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Auch nach der Löschung bewahren wir alle Daten auf, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind (insbesondere Buchhaltungsbelege) oder die zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich sind – diese verarbeiten wir ausschließlich zu diesem Zweck und für die in Abschnitt 7 genannte Dauer weiter. Datensätze in den Geschäftsunterlagen, die zur vertraglichen Tätigkeit des Partnerunternehmens gehören, werden mit der Kontolöschung nicht gelöscht, da sie nicht zum Benutzerkonto, sondern zur Geschäftsdokumentation des Partnerunternehmens gehören.

10. Umgang mit Datenschutzverletzungen

Eine Datenschutzverletzung ist eine Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von bzw. zum unbefugten Zugang zu verarbeiteten personenbezogenen Daten führt, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig.

Im Falle einer Verletzung gehen wir wie folgt vor:

• Meldung und Erfassung: Jede festgestellte oder vermutete Verletzung wird unverzüglich im Verzeichnis der Datenschutzverletzungen erfasst.
• Eindämmung: Wir ergreifen sofort die erforderlichen Maßnahmen, um den Schaden zu begrenzen und die Sicherheit der betroffenen Systeme wiederherzustellen.
• Risikobewertung: Wir bewerten die Art der Verletzung, den Kreis der betroffenen Personen und Daten sowie die wahrscheinlichen Folgen.
• Meldung an die Behörde: Wir melden die Verletzung innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der ungarischen Nationalen Behörde für Datenschutz und Informationsfreiheit, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen (Art. 33 DSGVO).
• Benachrichtigung der betroffenen Personen: Hat die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko zur Folge, informieren wir die betroffenen Personen unverzüglich in klarer und verständlicher Form über die Art der Verletzung, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen (Art. 34 DSGVO).
• Dokumentation und Nachbereitung: Wir dokumentieren die Umstände, Auswirkungen und Abhilfemaßnahmen und überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen anhand der gewonnenen Erkenntnisse.

Wenn Sie eine Datenschutzverletzung oder eine Sicherheitslücke feststellen, melden Sie diese bitte an support@visualwindow.hu.

11. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und gegebenenfalls eine Kopie der verarbeiteten Daten sowie Informationen über die Umstände der Verarbeitung anfordern.
• Berichtigung (Art. 16): Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe vorliegen oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig war.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, etwa wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, für die Dauer der Überprüfung.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können die von Ihnen bereitgestellten und auf Grundlage eines Vertrags verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruch (Art. 21): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen. In diesem Fall stellen wir die Verarbeitung ein, es sei denn, sie ist durch zwingende schutzwürdige Gründe gerechtfertigt, die Ihre Interessen überwiegen, oder sie dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z. B. Kamera- oder Benachrichtigungsberechtigung auf Geräteebene), können Sie diese jederzeit kostenlos widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22): Wie in Abschnitt 8 dargelegt, setzen wir eine solche Entscheidungsfindung nicht ein.
• Der Erfassung von Nutzungsstatistiken gemäß Abschnitt 3.7 können Sie [im Menü „Einstellungen“ der Anwendung / unter support@visualwindow.hu] widersprechen. Im Falle Ihres Widerspruchs stellen wir die Erfassung Ihrer Nutzungsdaten ein.

11.1 Antragstellung und Antwortfristen

Ihren Antrag können Sie über jede der in Abschnitt 13 genannten Kontaktmöglichkeiten stellen, vorzugsweise an support@visualwindow.hu.

• Wir beantworten Anträge unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang.
• Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl der Anträge erforderlich ist. Über eine Fristverlängerung und deren Gründe informieren wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags.
• Auskunft und Maßnahmen sind kostenlos. Bei offenkundig unbegründeten oder – insbesondere im Fall häufiger Wiederholung – exzessiven Anträgen können wir ein angemessenes Entgelt verlangen oder uns weigern, tätig zu werden; eine Ablehnung begründen wir in jedem Fall.
• Haben wir begründete Zweifel an der Identität der antragstellenden Person, können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität anfordern.
• Werden wir auf einen Antrag hin nicht tätig, informieren wir Sie darüber – unter Angabe der Gründe und der Rechtsbehelfsmöglichkeiten – innerhalb der oben genannten Frist von einem Monat.
• Wir antworten in der Form, in der der Antrag gestellt wurde, vorrangig elektronisch, sofern Sie nichts anderes wünschen.

12. Rechtsbehelfe

Wir bitten Sie, sich mit einer Beschwerde zunächst direkt an uns zu wenden – wir bemühen uns, Anliegen so schnell wie möglich zu klären. Unabhängig davon stehen Ihnen folgende Rechtsbehelfe zur Verfügung:

12.1 Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Bei einer Rechtsverletzung können Sie Beschwerde bei der ungarischen Aufsichtsbehörde einlegen:

Befindet sich Ihr gewöhnlicher Aufenthaltsort oder Arbeitsplatz in einem anderen EU-Mitgliedstaat, können Sie Ihre Beschwerde auch bei der dortigen Aufsichtsbehörde einlegen (Art. 77 DSGVO).

12.2 Gerichtlicher Rechtsbehelf

Gemäß Art. 79 DSGVO und § 23 Infotv. können Sie auch den Rechtsweg beschreiten. Die Klage kann nach Ihrer Wahl auch vor dem für Ihren Wohn- oder Aufenthaltsort zuständigen Gerichtshof erhoben werden; bei Wohnsitz in Budapest ist dies der Hauptstädtische Gerichtshof (Fővárosi Törvényszék, 1055 Budapest, Markó u. 27.). Das Gericht behandelt das Verfahren vorrangig. Informationen zur Zuständigkeit der Gerichtshöfe finden Sie unter birosag.hu.

12.3 Schadenersatz und Entschädigung für die Verletzung von Persönlichkeitsrechten

Haben Sie infolge der Datenverarbeitung einen Schaden erlitten oder wurden Ihre Persönlichkeitsrechte verletzt, können Sie gemäß Art. 82 DSGVO und § 2:52 des ungarischen Bürgerlichen Gesetzbuchs Schadenersatz bzw. eine Entschädigung (sérelemdíj) verlangen.

13. Kontakt

14. Maßgebliche Rechtsvorschriften

• Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (DSGVO)
• Ungarisches Gesetz CXII von 2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Informationsfreiheit (Infotv.)
• Ungarisches Gesetz V von 2013 über das Bürgerliche Gesetzbuch (Ptk.)
• Ungarisches Gesetz C von 2000 über die Rechnungslegung
• Ungarisches Gesetz CXXVII von 2007 über die Umsatzsteuer
• Ungarisches Gesetz CVIII von 2001 über bestimmte Fragen der Dienste des elektronischen Geschäftsverkehrs und der Dienste der Informationsgesellschaft

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir überprüfen und aktualisieren diese Erklärung von Zeit zu Zeit. Über Änderungen informieren wir die Benutzer über die Anwendung oder auf dieser Seite; bei wesentlichen Änderungen zusätzlich durch direkte Benachrichtigung in angemessener Zeit vor deren Inkrafttreten. Die jeweils gültige Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar. Frühere Fassungen können über die in Abschnitt 13 genannten Kontaktdaten angefordert werden.